Điều lệ Hội

Theo Đạo luật thành lập hiệp hội năm 2009
 

Phần 1: Mở đầu

1. Định nghĩa

(1) Trong điều lệ này:
thành viên bình thường của ủy ban là thành viên của ủy ban không phải là người giữ chức vụ của hiệp hội.
thư ký có nghĩa là:
(a) người đang nắm giữ chức vụ làm thư ký của hiệp hội theo điều lệ này, hoặc
(b) nếu không ai giữ chức vụ đó - là công chức của hiệp hội.
đại hội đặc biệt nghĩa là một đại hội của hiệp hội không phải là đại hội hàng năm.
Đạo luật có nghĩa là Đạo luật thành lập hiệp hội năm 2009.
Quy chế có nghĩa là Quy chế thành lập hiệp hội năm 2016.
(2)  Trong điều lệ này:
(a)  một tham chiếu đến một chức năng bao gồm một tham chiếu đến quyền hạn, thẩm quyền và nghĩa vụ, và
(b)  một tham chiếu đến việc thực hiện một chức năng bao gồm, nếu chức năng là một nghĩa vụ, một tham chiếu đến việc thực hiện nghĩa vụ.
(3)  Các điều khoản của Đạo luật giải thích các đạo luật năm1987 áp dụng cho và liên quan đến điều lệ này theo cùng cách thức mà các điều khoản đó sẽ được áp dụng nếu điều lệ này là một văn bản được lập theo Đạo luật.
 

Phần 2: Thành viên

2. Thành viên nói chung

(1)  Một người có đủ tư cách để tham gia hiệp hội nếu:
(a)  người đó là một thể nhân, và
(b)  người đó đã nộp đơn xin và được chấp nhận tham gia hiệp hội theo khoản 3 hoặc có sự đồng ý của ủy ban, được thư ký ghi vào sổ đăng ký thành viên.
(2)  Một người sẽ trở thành một thành viên của hiệp hội nếu người đó là một trong những cá nhân đã nộp hồ sơ đăng ký tham gia hiệp hội theo mục 6 (1) (a) của Đạo luật.

3. Đơn xin đăng ký thành viên

(1)  Đơn xin đăng ký thành viên của một người muốn tham gia hiệp hội:
(a)  phải được lập thành văn bản (bao gồm cả email hoặc các phương tiện điện tử khác, nếu ủy ban xác định) theo mẫu do uỷ ban quyết định, và
(b)  phải được nộp (bao gồm cả bằng phương tiện điện tử, nếu ủy ban xác định như vậy) cho thư ký của hiệp hội.
(2)  Ngay sau khi nhận được đơn đăng ký thành viên, thư ký phải gửi đơn đến ủy ban, để xác định có chấp thuận hoặc từ chối đơn hay không.
(3)  Ngay sau có thể thực hiện được sau khi ủy ban đưa ra quyết định này, thư ký phải:
(a)  thông báo cho người nộp đơn bằng văn bản (bao gồm cả email hoặc các phương tiện điện tử khác, nếu ủy ban xác định như vậy) rằng ủy ban chấp thuận hoặc từ chối đơn (tùy điều kiện nào áp dụng), và
(b)  nếu ủy ban chấp thuận đơn xin, yêu cầu người nộp đơn thanh toán (trong vòng 28 ngày kể từ ngày nhận được thông báo) khoản tiền mà thành viên phải nộp theo điều lệ này như lệ phí gia nhập và phí đăng ký hàng năm.
(4)  Thư ký phải trả tiền cho người nộp đơn với số tiền quy định tại phụ khoản (3) (b) trong thời hạn quy định đó, nhập hoặc tác động để nhập tên của người xin gia nhập vào sổ đăng ký thành viên và sau khi nhập tên, người xin gia nhập sẽ trở thành một thành viên của hiệp hội.

4. Ngừng tư cách thành viên

Một người không còn là thành viên của hiệp hội nếu người đó:
(a)   qua đời, hoặc
(b)   từ chức thành viên, hoặc
(c)   bị đuổi khỏi hiệp hội, hoặc
(d)   không thanh toán phí hội viên hàng năm theo khoản 8 (2) trong vòng 3 tháng sau khi phải nộp phí.

5. Quyền lợi hội viên không chuyển nhượng được

Quyền, đặc quyền hoặc nghĩa vụ mà một người có được do là thành viên của hiệp hội:
(a)  không có khả năng chuyển giao hoặc truyền cho người khác, và
(b)  chấm dứt khi chấm dứt tư cách thành viên của người đó.

6. Việc từ chức thành viên

(1)  Một thành viên của hiệp hội có thể từ chức thành viên của hiệp hội bằng cách thông báo bằng văn bản trước ít nhất là một tháng (hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào khác mà ủy ban có thể xác định) về ý định từ bỏ của thành viên, và khi hết hạn của thời kỳ thông báo, thành viên đó không còn là thành viên của hiệp hội.
(2)  Nếu một thành viên của hiệp hội không còn là một thành viên theo phụ khoản (1), và trong mọi trường hợp khác khi một thành viên chấm dứt tư cách thành viên, thư ký phải ghi vào sổ đăng ký thành viên thích hợp vào ngày ghi trên đó thành viên đã không còn là thành viên của hiệp hội.

7. Sổ đăng ký thành viên

(1)   Thư ký phải lập và duy trì sổ đăng ký thành viên của hiệp hội (dù là bằng văn bản hay điện tử) chỉ rõ tên và địa chỉ bưu điện, ở hoặc địa chỉ email của mỗi người là thành viên của hiệp hội cùng với ngày đăng ký người đó đã trở thành một thành viên.
(2)   Sổ đăng ký thành viên phải được lưu trữ tại New South Wales:
(a)   tại trụ sở chính của hiệp hội, hoặc
(b)   nếu hiệp hội không có trụ sở, tại địa chỉ chính thức của hiệp hội.
(3)   Sổ đăng ký thành viên phải được mọi thành viên của hiệp hội kiểm tra, miễn phí, vào bất kỳ giờ hợp lý nào.
(4)   Một thành viên của hiệp hội có thể nhận được một bản sao của bất kỳ phần nào của sổ đăng ký với khoản phí không quá 1 USD cho mỗi trang được sao chép.
(5)   Nếu một thành viên yêu cầu bất kỳ thông tin nào có trong sổ đăng ký về thành viên (không phải tên của thành viên) không có sẵn để kiểm tra thì không được cung cấp thông tin đó để kiểm tra.
(6)   Thành viên không được sử dụng thông tin về người có được từ sổ đăng ký để liên lạc hoặc gửi tài liệu cho người đó, trừ trường hợp:
(a)   mục đích nhằm gửi cho người đó một bản tin, một thông báo liên quan đến một cuộc họp hoặc một sự kiện liên quan đến hiệp hội hoặc các tài liệu khác liên quan đến hiệp hội, hoặc
(b)   bất kỳ mục đích nào khác cần thiết để tuân theo yêu cầu của Đạo luật hoặc Quy chế.
(7)   Nếu sổ đăng ký thành viên được lưu giữ dưới dạng điện tử:
(a)   phải chuyển đổi thành bản cứng, và
(b)   các yêu cầu trong các mục (2) và (3) áp dụng như thể một tham chiếu đến sổ đăng ký thành viên là một tham chiếu đến một bản sao hiện tại của sổ đăng ký thành viên.

8. Phí và đăng ký

(1)   Một thành viên của hiệp hội phải, khi gia nhập thành viên, phải nộp cho hiệp hội một khoản phí 1 USD hoặc một khoản phí khác do ủy ban quyết định.
(2)   Ngoài số tiền phải nộp bởi thành viên theo phụ khoản (1), một thành viên của hiệp hội phải trả cho hội phí lệ phí thành viên hàng năm là 2 USD, hoặc một khoản phí khác do ủy ban quy định:
(a)   trừ khi được quy định bởi khoản (b), trước ngày đầu tiên của năm tài chính của hiệp hội trong mỗi năm dương lịch, hoặc
(b)   nếu thành viên trở thành thành viên vào ngày hoặc sau ngày đầu tiên của năm tài chính của hiệp hội trong bất kỳ năm dương lịch nào-trở thành thành viên và trước ngày đầu tiên của năm tài chính của hiệp hội trong mỗi năm kế tiếp.

9. Trách nhiệm của thành viên

Trách nhiệm của một thành viên của hiệp hội để đóng góp vào việc thanh toán nợ và trách nhiệm của hiệp hội hoặc các chi phí, lệ phí và phí tổn của việc giải thể hiệp hội được giới hạn ở số tiền mà thành viên đó chưa thanh toán thành viên của Hiệp hội theo yêu cầu của khoản 8.

10. Giải quyết tranh chấp

(1)   Tranh chấp giữa thành viên với thành viên khác (với tư cách là thành viên) của hiệp hội hoặc tranh chấp giữa một thành viên hoặc thành viên và hiệp hội sẽ được chuyển tới Trung tâm tư pháp cộng đồng để hòa giải theo Đạo luật về Trung tâm tư pháp cộng đồng năm 1983.
(2)   Nếu tranh chấp không được giải quyết bằng hòa giải trong vòng 3 tháng kể từ khi chuyển đến Trung tâm tư pháp cộng đồng, tranh chấp sẽ được đưa ra trọng tài.
(3)   Đạo luật Trọng tài Thương mại năm 2010 áp dụng cho một tranh chấp liên quan đến trọng tài.

11. Kỷ luật của các thành viên

(1)   Bất kỳ người nào có thể nộp một khiếu nại lên ủy ban rằng một thành viên của hiệp hội:
(a)   đã từ chối hoặc không tuân thủ một điều khoản hay quy định của điều lệ này, hoặc
(b)   đã cố ý hành động theo cách gây ảnh hưởng đến lợi ích của hiệp hội.
(2)   Ủy ban có thể từ chối giải quyết khiếu nại nếu coi khiếu nại là thiếu sót hay gây tranh cãi.
(3)   Nếu ủy ban quyết định giải quyết khiếu nại, ủy ban:
(a)   phải thông báo cho người khiếu nại biết về khiếu nại, và
(b)   phải cung cấp cho hội viên ít nhất 14 ngày kể từ khi nhận được thông báo trong đó đưa ra đề xuất lên ủy ban liên quan đến khiếu nại và
(c)   phải xem xét bất kỳ đệ trình nào của thành viên liên quan đến khiếu nại.
(4)   Ủy ban có thể, theo quyết định, trục xuất thành viên khỏi hiệp hội hoặc đình chỉ thành viên từ thành viên của hiệp hội, nếu sau khi xem xét khiếu nại và bất kỳ đề xuất nào liên quan đến đơn khiếu nại, xác định được rằng các sự kiện bị cáo buộc trong khiếu nại đã được chứng minh và việc trục xuất hoặc đình được bảo đảm trong các tình huống đó.
(5)   Nếu ủy ban trục xuất hoặc đình chỉ một thành viên, thư ký phải trong vòng 7 ngày sau khi hành động đó được đưa ra, phải thông báo bằng văn bản cho thành viên của vụ kiện được đưa ra, về các lý do được đưa ra bởi ủy ban vì đã đưa ra điều đó hành động và quyền khiếu nại của hội viên theo điều 12.
(6)   Việc trục xuất hoặc đình chỉ không có hiệu lực:
(a)   cho đến khi hết thời hạn mà thành viên có quyền kháng cáo quyết định liên quan, hoặc
(b)   nếu trong thời gian đó hội viên thực hiện quyền kháng cáo, trừ khi và cho đến khi hiệp hội xác nhận việc giải quyết theo điều 12, tùy theo thời điểm nào là muộn hơn.

12. Quyền kháng cáo của thành viên bị kỷ luật

(1)   Một thành viên có thể kháng cáo lên hiệp hội tại Đại hội với một nghị quyết của ủy ban theo khoản 11, trong vòng 7 ngày sau khi thông báo về nghị quyết được gửi cho thành viên, bằng cách đăng ký với thư ký một thông báo về việc đó.
(2)   Thông báo có thể, nhưng không cần thiết, kèm theo một tuyên bố về các căn cứ mà thành viên dự định sẽ dựa vào các mục đích của kháng cáo.
(3)   Sau khi nhận được thông báo từ một thành viên theo phụ khoản (1), thư ký phải thông báo cho ủy ban triệu tập Đại hội của hiệp hội được tổ chức trong vòng 28 ngày kể từ ngày thư ký nhận được thông báo.
(4)   Tại một Đại hội của hiệp hội được triệu tập theo phụ khoản (3):  
(a)   không có hoạt động kinh doanh nào khác ngoài vấn đề kháng cáo, và
(b)   ủy ban và thành viên phải có cơ hội nêu rõ các trường hợp của mình bằng miệng hoặc bằng văn bản, hoặc cả hai, và
(c)   các thành viên có mặt sẽ bỏ phiếu kín bằng cách bỏ phiếu cho câu hỏi liệu quyết định đó phải được xác nhận hay thu hồi.
(5)   Kháng cáo sẽ được xác định bằng đa số các phiếu bầu của các thành viên hiệp hội.
 

Phần 3: Ủy ban

13. Quyền hạn của ủy ban

Theo Đạo luật, Quy chế, Điều lệ này và bất kỳ nghị quyết nào được thông qua bởi Hiệp hội tại Đại hội, ủy ban:
(a)   là để kiểm soát và quản lý công việc của hiệp hội, và
(b)   có thể thực hiện tất cả các chức năng có thể được thực hiện bởi hiệp hội, trừ các chức năng được yêu cầu bởi điều lệ này để được thực hiện bởi một Đại hội của các thành viên của hiệp hội, và
(c)   có quyền thực hiện tất cả các hành vi và làm tất cả những gì xuất hiện cho ủy ban là cần thiết hoặc mong muốn để quản lý hợp lý các vấn đề của hiệp hội.

14. Thành phần và thành viên của ủy ban

(1)   Ủy ban gồm có:
(a)   người đảm nhiệm chức vụ của hiệp hội, và
(b)   ít nhất 3 thành viên thường trực của ủy ban,
mỗi người trong số họ sẽ được bầu tại cuộc họp thường niên của Hiệp hội theo khoản 15.
Lưu ý. Mục 28 của Đạo luật có các yêu cầu khác liên quan đến đủ điều kiện tham gia và thành phần của ủy ban.
Cho đến Đại hội đầu tiên của hiệp hội, người đảm nhiệm chức vụ của hiệp hội và các thành viên thường lệ của ủy ban sẽ là những người được chỉ định như vậy trong sổ đăng ký thành viên của ủy ban.
(2)   Tổng số thành viên của ủy ban là 7.
(3)   Người đảm nhiệm chức vụ của hiệp hội như sau:
(a)   chủ tịch,
(b)   phó chủ tịch,
(c)   thủ quỹ,
(D)   thư ký.
(4)   Thành viên của ủy ban có thể nắm giữ đến 2 chức vụ (không phải là cả hai chức vụ chủ tịch và phó chủ tịch).
(5)   Không có số lượng tối đa các nhiệm kỳ liên tiếp mà một ủy viên của ủy ban có thể nắm giữ.
Lưu ý. Chương trình 1 của Đạo luật quy định rằng điều lệ của một hiệp hội là nhằm quy định số nhiệm kỳ liên tiếp của bất kỳ người nào đảm nhiệm chức vụ của ủy ban.
(6)   Mỗi ​​thành viên của ủy ban, theo điều lệ này, phải giữ chức vụ ngay trước khi bầu các ủy viên tại đại hội thường niêm tiếp theo sau ngày bầu cử của thành viên và đủ điều kiện để tái bầu cử.

15. Bầu cử ủy viên

(1)   Đề cử ứng cử viên cho cuộc bầu cử là người giữ chức vụ của hiệp hội hoặc là thành viên thông thường của ủy ban:
(a)   phải được làm thành văn bản, ký bởi 2 thành viên của hiệp hội và kèm theo văn bản chấp thuận của ứng cử viên (có thể được xác nhận dưới hình thức đề cử), và
(b)   phải được chuyển cho thư ký của hiệp hội ít nhất 7 ngày trước ngày quyết định cho cuộc họp Đại hội thường niên mà cuộc bầu cử sẽ diễn ra.
(2)   Nếu không nhận đủ đề cử để lấp đầy tất cả các vị trí trống trong ủy ban, các ứng cử viên được đề cử sẽ được bầu và các đề cử tiếp theo sẽ được nhận tại đại hội thường niên.
(3)   Nếu không nhận đủ đề cử nữa, bất kỳ vị trí trống nào còn lại trong ủy ban được coi là những vị trí tuyển dụng bình thường.
(4)   Nếu số lượng ứng cử viên nhận được bằng với số lượng vị trí cần được lấp đầy, những người được đề cử sẽ được bầu.
(5)   Nếu số lượng đề cử nhận được vượt quá số vị trí cần tuyển sẽ được bỏ phiếu.
(6)   Cuộc bỏ phiếu của những người giữ văn phòng và các thành viên thường trực của ủy ban sẽ được tiến hành tại Đại hội thường niên một cách bình thường và hợp lý theo chỉ đạo của ủy ban.
(7)   Một người được đề cử làm ứng cử viên cho cuộc bầu cử như người giữ chức vụ hoặc là một thành viên của hội đồng bình thường của hiệp hội phải là một thành viên của hiệp hội.

16. Thư ký

(1)   Thư ký của hiệp hội phải, càng sớm càng tốt sau khi được bổ nhiệm làm thư ký, phải nộp thông báo với sự kết hợp địa chỉ của mình.
(2)   Nhiệm vụ của Thư ký là lưu giữ biên bản (dù là bằng văn bản hay bằng điện tử) của:
(a)   việc bổ nhiệm các thành viên đảm nhiệm chức vụ và các thành viên của ủy ban, và
(b)   tên của các thành viên trong ủy ban có mặt tại cuộc họp của một uỷ ban hoặc một Đại hội, và
(c)   tất cả các thủ tục tại các cuộc họp của ủy ban và các Đại hội.
(3)   Biên bản tiến hành tố tụng tại cuộc họp phải do chủ tọa cuộc họp ký hoặc bởi người chủ trì cuộc họp kế tiếp.
(4)   Chữ ký của chủ tịch hội đồng có thể được truyền bằng các phương tiện điện tử cho mục đích của phụ khoản (3).

17. Thủ quỹ

Nhiệm vụ của thủ quỹ là phải đảm bảo:
(a)   tất cả số tiền do hiệp hội thu thập được và nhận được và tất cả các khoản thanh toán do Hiệp hội ủy quyền được thực hiện, và
(b)   sổ sách và tài khoản chính xác được lưu giữ cho thấy các vấn đề tài chính của hiệp hội, bao gồm chi tiết đầy đủ về tất cả các khoản thu và chi liên quan đến các hoạt động của hiệp hội.

18. Vị trí trống thông thường

(1)   Trong trường hợp có một vị trí trống thông thường trong các thành viên của ủy ban, ủy ban có thể chỉ định một thành viên của hiệp hội điền vào chỗ trống và thành viên được chỉ định là giữ chức vụ, theo điều lệ này, cuộc họp tiếp theo sau ngày bổ nhiệm.
(2)   Một vị trí trống thông thường trong chức vụ của một thành viên ủy ban sẽ xảy ra nếu thành viên đó:
(a)   qua đời, hoặc
(b)   không còn là thành viên của hiệp hội, hoặc
(c)   trở nên mất khả năng thanh toàn theo quyền quản lý trong phạm vi ý nghĩa của Đạo luật hiệp hội 2001 của Khối thịnh vượng chung, hoặc
(d)   từ chức thông qua một thông báo bằng văn bản cho thư ký, hoặc
(e)   bị bãi nhiệm theo điều khoản 19, hoặc
(f)   trở thành một người mất năng lực về tinh thần, hoặc
(g)   vắng mặt mà không có sự đồng ý của ủy ban từ 3 cuộc họp liên tiếp của ủy ban, hoặc
(h)   bị kết án về hành vi phạm tội có gian lận hoặc gian lận mà hình phạt tối đa đối với người bị kết án là tù ít nhất 3 tháng, hoặc
(i)    bị cấm là giám đốc của một hiệp hội theo Phần 2D.6 (Mất tư cách giám đốc hiệp hội) trong Đạo luật hiệp hội 2001 của Khối thịnh vượng chung.
 

19. Xóa bỏ tư cách ủy viên

(1)   Hiệp hội tại đại hội có thể theo nghị quyết bãi nhiệm bất kỳ thành viên nào của ủy ban khỏi chức vụ của thành viên trước khi nhiệm kỳ của thành viên hết hạn và có thể bằng nghị quyết chỉ định một người khác giữ chức vụ cho đến khi kết thúc nhiệm kỳ các thành viên bị bãi nhiệm.
(2)   Nếu một thành viên của ủy ban mà một giải pháp đề xuất đề cập ở phần phụ (1) có liên quan sẽ trình bày bằng văn bản cho thư ký hoặc chủ tịch (không quá một khoảng thời gian hợp lý) và yêu cầu các cơ quan đại diện được thông báo cho các thành viên của hiệp hội, thư ký hoặc chủ tịch có thể gửi một bản sao của các cơ quan đại diện cho mỗi thành viên của hiệp hội hoặc, nếu các đại diện không được gửi, thành viên có quyền yêu cầu các đại diện được đọc tại đại hội mà ở đó nghị quyết được xem xét.
 

20. Cuộc họp của Ủy ban và số đại biểu cần thiết theo quy định

(1)   Ủy ban phải họp ít nhất 3 lần trong mỗi khoảng thời gian 12 tháng tại địa điểm và thời gian do ủy ban có thể xác định.
(2)   Các cuộc họp bổ sung của ủy ban có thể được chủ tịch hoặc bất kỳ thành viên nào của ủy ban triệu tập.
(3)   Thông báo bằng văn bản hoặc bằng miệng về cuộc họp của ủy ban phải do thư ký gửi cho mỗi thành viên của ủy ban ít nhất 48 giờ (hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào khác mà các thành viên của ủy ban đồng ý) trước thời hạn được chỉ định để tổ chức cuộc họp.
(4)   Thông báo về cuộc họp được đưa ra trong phần phụ (3) phải chỉ rõ tính chất chung của hoạt động kinh doanh tại cuộc họp và không có hoạt động kinh doanh nào khác ngoài việc kinh doanh đó tại cuộc họp, trừ các hoạt động kinh doanh mà các thành viên của ủy ban có mặt tại cuộc họp nhất trí đồng ý coi đây là công việc cấp bách.
(5)   Bất kỳ 3 thành viên của ủy ban thành lập một số túc số cho việc giao dịch kinh doanh tại một cuộc họp của ủy ban.
(6)   Không có hoạt động kinh doanh nào của ủy ban trừ khi có đủ số đại biểu cần thiết theo quy định và nếu trong vòng nửa giờ kể từ thời điểm được chỉ định cho cuộc họp, số đại biểu cần thiết theo quy định không có mặt, cuộc họp phải được hoãn lại tại cùng một địa điểm và tại cùng giờ cùng ngày trong tuần tiếp theo.
(7)   Nếu tại cuộc họp bị hoãn, số đại biểu cần thiết theo quy định không có mặt trong vòng nửa giờ kể từ thời điểm được chỉ định cho cuộc họp, cuộc họp sẽ bị giải tán.
(8)   Trong cuộc họp của ủy ban:
(a)   Chủ tịch hoặc, khi Chủ tịch vắng mặt, phó chủ tịch sẽ chủ trì, hoặc
(b)   nếu Chủ tịch và Phó Chủ tịch vắng mặt hoặc không sẵn sàng hành động thì một trong số những thành viên còn lại của ủy ban do các thành viên có mặt trong cuộc họp lựa chọn là chủ toạ.

21. Bổ nhiệm các thành viên hiệp hội làm thành viên ủy ban tạo thành số đại biểu cần thiết theo quy định

(1)   Nếu bất kỳ lúc nào số thành viên của ủy ban ít hơn số đại biểu cần thiết theo quy định cho một cuộc họp của ủy ban, các thành viên hiện tại của ủy ban có thể chỉ định đủ số thành viên của hiệp hội là thành viên của ủy ban để cho phép tạo thành số đại biểu cần thiết theo quy định.
(2)   Một thành viên của ủy ban được chỉ định là giữ chức vụ, theo điều lệ này, cho đến đại hội thường niên tiếp theo sau ngày bổ nhiệm.
(3)   Khoản này không áp dụng cho việc điền vào một vị trí trống bình thường mà khoản 18 được áp dụng.

22. Sử dụng công nghệ tại các cuộc họp của ủy ban 

(1)   Một cuộc họp của ủy ban có thể được tổ chức tại 2 hoặc nhiều địa điểm sử dụng bất kỳ công nghệ nào được ủy ban chấp thuận, cho phép mỗi thành viên của ủy ban có cơ hội tham gia một cách hợp lý.
(2)   Một thành viên của ủy ban tham dự cuộc họp của một uỷ ban sử dụng công nghệ đó sẽ được trình bày tại cuộc họp, và nếu thành viên bỏ phiếu tại cuộc họp, được đưa ra bỏ phiếu trực tiếp.

23. Phân cấp ủy ban thành các tiểu ban

(1)   Ủy ban có thể, bằng văn bản bằng văn bản, uỷ quyền cho một hoặc nhiều tiểu ban (gồm thành viên hoặc thành viên của hiệp hội mà ủy ban cho là phù hợp) thực hiện bất kỳ chức năng nào của ủy ban được quy định trong văn bản, ngoại trừ:
(a)   giấy ủy quyền này, và
(b)   một chức năng là một nghĩa vụ đối với ủy ban theo Đạo luật hoặc bởi bất kỳ luật nào khác.
(2)   Một chức năng mà việc thực hiện đã được ủy quyền cho một tiểu ban theo điều khoản này có thể, trong khi giấy ủy quyền vẫn không bị thu hồi, được thực hiện theo từng thời gian bởi tiểu ban theo các điều khoản của giấy ủy quyền.
(3)   Một giấy ủy quyền theo điều khoản này có thể phải tuân theo bất kỳ điều kiện hay giới hạn nào về việc thực hiện bất kỳ chức năng nào, hoặc về thời gian hoặc hoàn cảnh, có thể được quy định trong giấy ủy quyền.
(4)   Bất chấp việc ủy quyền theo điều khoản này, ủy ban có thể tiếp tục thực hiện bất kỳ chức năng nào được uỷ nhiệm.
(5)   Bất kỳ hành động hoặc điều gì được thực hiện hoặc đảm nhiệm bởi một tiểu ban hoạt động trong việc thực hiện một phái đoàn theo điều khoản này có cùng một hiệu lực như thể điều đó sẽ được thực hiện hoặc đảm nhiệm bởi ủy ban.
(6)   Ủy ban có thể, bằng văn bản bằng văn bản, thu hồi toàn bộ hoặc một phần bất kỳ giấy ủy quyền nào theo điều khoản này.
(7)   Một tiểu ban có thể họp và hoãn lại khi tiểu ban cho là phù hợp.

24. Biểu quyết và quyết định

(1)   Các vấn đề phát sinh tại cuộc họp của ủy ban hoặc của bất kỳ tiểu ban do ủy ban bổ nhiệm sẽ được quyết định bằng đa số phiếu của các thành viên của ủy ban hoặc tiểu ban có mặt tại cuộc họp.
(2)   Mỗi ​​thành viên có mặt tại cuộc họp của ủy ban hoặc của bất kỳ tiểu ban do ủy ban chỉ định (bao gồm cả người chủ trì cuộc họp) được quyền bỏ phiếu một lần, nhưng trong trường hợp có số phiếu bằng nhau đối với bất kỳ vấn đề nào, chủ tọa có thể bỏ phiếu lần thứ hai hoặc bỏ phiếu quyết định.
(3)   Theo khoản 20 (5), ủy ban có thể hành động bất chấp vị trí trống nào trong ủy ban.
(4)   Bất kỳ hành động hoặc điều gì được thực hiện hoặc đã được Ủy ban hoặc bởi một tiểu ban do ủy ban bổ nhiệm thực hiện hoặc đã bị thiệt hại hoặc có hiệu lực mặc dù bất kỳ khuyết điểm nào sau đó có thể được phát hiện trong việc bổ nhiệm hoặc tư cách của bất kỳ thành viên của ủy ban hoặc tiểu ban.
 

Phần 4: Đại hội

25. Đại hội thường niên - tổ chức

(1)   Hội phải tổ chức Đại hội đồng cổ đông lần đầu tiên trong vòng 18 tháng kể từ ngày đăng ký theo Đạo luật.
(2)   Đại hội phải tổ chức các đại hội thường niên:
(a)   trong vòng 6 tháng sau khi kết thúc năm tài chính của hiệp hội, hoặc
(b)   trong bất kỳ thời gian sau đó có thể được cho phép hoặc quy định theo mục 37 (2) (b) của Đạo luật.

26. Đại hội thường niên - triệu tập và hoạt động kinh doanh

(1)   Đại hội thường niên của Hiệp hội, theo luật và khoản 25, được triệu tập vào ngày và tại địa điểm và thời gian mà ủy ban cho là phù hợp.
(2)   Ngoài các hoạt động kinh doanh khác có thể giao dịch tại Đại hội thường niên, hoạt động của Đại hội  thường niên gồm có:
(a)   xác nhận các biên bản của Đại hội đồng cổ đông thường niên trước và của bất kỳ cuộc họp Đại hội đặc biệt nào được tổ chức kể từ đại hội đó,
(b)   nhận được từ các báo cáo của ủy ban về các hoạt động của hiệp hội trong năm tài chính đầu tiên,
(c)   bầu những người giữ chức vụ của Hiệp hội và các thành viên thường trực,
(d)   nhận và xem xét bất kỳ báo cáo tài chính hoặc báo cáo nào yêu cầu phải nộp cho các thành viên theo Đạo luật.
(3)   Đại hội thường niên phải được quy định cụ thể như loại cuộc họp trong thông báo triệu tập.
 

27. Đại hội đặc biệt - triệu tập

(1)   Bất kỳ khi nào cho là phù hợp, ủy ban có thể triệu tập một đại hội đặc biệt của hiệp hội.
(2)   Ủy ban phải, theo yêu cầu ít nhất 5% tổng số thành viên, triệu tập một đại hội của hiệp hội.
(3)   Yêu cầu thành viên tham dự một đại hội đặc biệt:
(a)   phải bằng văn bản, và
(b)   phải nêu rõ mục đích hoặc các mục đích của đại hội, và
(c)   phải được ký bởi các thành viên có yêu cầu, và
(d)   phải nộp cho thư ký, và
(e)   có thể bao gồm một số tài liệu dưới dạng tương tự, mỗi bản có chữ ký của một hoặc nhiều thành viên đưa ra yêu cầu.
(4)   Nếu ủy ban không triệu tập họp đại hội đặc biệt trong vòng 1 tháng sau ngày các thành viên đệ trình yêu cầu về đại hội với thư ký, bất kỳ một hoặc nhiều thành viên có yêu cầu triệu tập một đại hội đặc biệt được tổ chức không muộn hơn 3 tháng sau ngày đó.
(5)   Một đại hội do một thành viên hoặc thành viên triệu tập như được đề cập đến trong phần phụ (4) phải được triệu tập gần như có thể thực hiện theo cách thức như đại hội được triệu tập bởi ủy ban.
(6)   Theo mục đích của phụ khoản (3):
(a)   Yêu cầu có thể ở dạng điện tử, và
(b)   chữ ký có thể được truyền đi, và có thể đăng ký một yêu cầu thông qua hình thức điện tử.

28. Thông báo

(1)   Trừ trường hợp tính chất của hoạt động kinh doanh được đề xuất giải quyết tại đại hội đòi hỏi một nghị quyết đặc biệt của hiệp hội, trong vòng tối thiểu 14 ngày trước ngày quy định tổ chức đại hội, thư ký phải gửi thông báo cho từng thành viên quy định địa điểm, ngày và thời gian cuộc họp và bản chất của việc kinh doanh được đề xuất giao dịch tại đại hội.
(2)   Nếu tính chất của hoạt động kinh doanh được đề xuất giải quyết tại đại hội đòi hỏi một nghị quyết đặc biệt của hiệp hội, trong vòng tối thiểu 21 ngày trước ngày quy định tổ chức đại hội, phải gửi thông báo cho từng thành viên quy định, ngoài vấn đề được yêu cầu theo phụ khoản (1), ý định đề xuất một nghị quyết như một nghị quyết đặc biệt.
Lưu ý. Một nghị quyết đặc biệt phải được thông qua phù hợp với mục 39 của Đạo luật.
(3)   Không có hoạt động kinh doanh nào ngoài việc quy định trong thông báo triệu tập cuộc họp đại hội, ngoại trừ trường hợp họp đại hội thường niên, hoạt động kinh doanh có thể giao dịch theo khoản 26 (2).
(4)   Thành viên mong muốn đề xuất bất kỳ hoạt động kinh doanh nào trước đại hội phải gửi thông báo bằng văn bản về hoạt động kinh doanh đó cho thư ký, người phải bao gồm hoạt động kinh doanh trong thông báo triệu tập đại hội tiếp theo sau khi nhận được thông báo từ thành viên.

29. Số đại biểu cần thiết theo quy định tại đại hội

(1)   Không có hoạt động kinh doanh nào được tiến hành tại đại hội trừ khi số đại biểu cần thiết theo quy định theo điều lệ này để biểu quyết có mặt trong suốt thời hạn đại hội đang xem xét vấn đề đó.
(2)   5 thành viên có mặt (là thành viên được quyền bỏ phiếu tại đại hội theo điều lệ này) sẽ tạo thành số đại biểu cần thiết theo quy định cho hoạt động kinh doanh tại đại hội.
(3)   Nếu trong vòng nửa giờ sau thời gian được chỉ định để bắt đầu một đại hội, số đại biểu cần thiết theo quy định không có mặt, đại hội:
(a)   nếu được triệu tập theo yêu cầu của các thành viên - sẽ bị tán, và
(b)   trong bất kỳ trường hợp nào khác-sẽ được rời lại vào cùng ngày trong tuần kế tiếp tại cùng thời điểm (trừ trường hợp một địa điểm khác được quy định tại thời điểm hoãn bởi chủ tọa tại đại hội hoặc được thông báo bằng văn bản cho các thành viên trước ngày đại hội được hoãn lại) tại cùng một địa điểm.
(4)   Nếu tại đại hội hoãn lại, số đại biểu cần thiết theo quy định không có mặt trong vòng nửa giờ sau thời gian chỉ định bắt đầu cuộc họp, các thành viên có mặt (tối thiểu là 3 người) sẽ tạo thành số đại biểu cần thiết theo quy định.

30. Thành viên chủ trì

(1)   Chủ tịch, hoặc phó chủ tịch, trong trường hợp chủ tịch vắng mặt, sẽ là chủ tọa tại mỗi đại hội của hiệp hội.
(2)   Nếu chủ tịch và phó chủ tịch vắng mặt hoặc không sẵn sàng đóng vai trò chủ tọa, các thành viên có mặt phải bầu một người trong số họ để làm chủ tọa cuộc họp.

31. Hoãn lại

(1)   Chủ tọa của đại hội, trong đó số đại biểu cần thiết theo quy định có mặt, với sự đồng thuận của đa số thành viên có mặt tại cuộc họp, có thể hoãn cuộc họp từ thời điểm này đến thời điểm khác và từ địa điểm này tới địa điểm khác, nhưng không có giao dịch nào tại một cuộc họp hoãn lại ngoài giao dịch chưa hoàn thành tại cuộc họp bị hoãn lại.
(2)   Nếu đại hội được hoãn 14 ngày trở lên, Thư ký phải thông báo bằng văn bản hoặc bằng miệng về cuộc họp hoãn lại cho mỗi thành viên của hiệp hội nêu rõ địa điểm, ngày và thời gian của đại hội và bản chất của hoạt động kinh doanh được giao dịch tại đại hội.
(3)   Trừ những trường hợp quy định tại phụ khoản (1) và (2), thông báo hoãn đại hội hoặc hoạt động kinh doanh được giao dịch tại đại hội hoãn lại không được cung cấp.

32. Ra quyết định

(1)   Một vấn đề phát sinh tại đại hội của hiệp hội sẽ được xác định bởi:
(a)   hình thức giơ tay biểu quyết, nếu đại hội được áp dụng theo điều 37, bất kỳ phương pháp hợp lệ nào do ủy ban xác định, hoặc
(b)   nếu theo đề nghị của chủ tọa hoặc nếu có từ 5 thành viên trở lên có mặt tại đại hội quyết định rằng câu hỏi phải được xác định bằng một lá phiếu bằng văn bản - một lá phiếu bằng văn bản.
(2)   Nếu vấn đề được xác định bằng cách giơ tay biểu quyết, một công bố bởi chủ tọa của cuộc họp rằng một nghị quyết theo hình thức giơ tay biểu quyết được thực hiện hoặc được thực hiện một cách đồng lòng, hoặc bởi đa số, hoặc việc mất hoặc nhập tạo hiệu lực trong sổ biên bản của hiệp hội phải được xem là bằng chứng thuyết phục rằng nếu không có bằng chứng về số lượng hoặc tỷ lệ phiếu được lưu so với nghị quyết.
(3)   Phụ khoản (2) áp dụng cho một phương pháp do ủy ban xác định theo mục (1) (a) theo cách tương tự như áp dụng cho hình thức giơ tay biểu quyết.
(4)   Nếu vấn đề được xác định thông qua hình thức bỏ phiếu bằng văn bản, hình thước bỏ phiếu phải được thực hiện theo chỉ dẫn của chủ tọa.

33. Nghị quyết đặc biệt

Một quyết định đặc biệt chỉ có thể được thông qua bởi hiệp hội theo mục 39 của Đạo luật.

34. Biểu quyết

(1)   Đối với bất kỳ vấn đề nào phát sinh tại đại hội của hiệp hội, một thành viên chỉ có một phiếu.
(2)   Trong trường hợp số phiếu biểu quyết về một vấn đề bằng nhau tại một đại hội, chủ tọa cuộc họp có quyền bỏ lá phiếu thứ hai hoặc phiếu quyết định.
(3)   Thành viên không được biểu quyết tại bất kỳ đại hội nào của hiệp hội trừ khi tất cả số tiền do hội viên phải nộp cho hiệp hội và phải được thanh toán.
(4)   Thành viên không được biểu quyết tại bất kỳ đại hội nào của hiệp hội nếu thành viên đó dưới 18 tuổi.

35. Phiếu biểu quyết của đại diện ủy quyền không được cho phép

Không được phép thực hiện biểu quyết của đại diện ủy quyền tại hoặc liên quan đến đại hội.
Lưu ý. Phụ lục 1 của Đạo luật quy định rằng điều lệ của một hiệp hội là để quy định xem các thành viên của hiệp hội có quyền bầu cử bằng cách bỏ phiếu thông qua đại diện ủy quyền tại đại hội.

36. Bỏ phiếu qua bưu điện hoặc qua hình thức điện tử

(1)   Hiệp hội có thể tổ chức một cuộc bỏ phiếu qua bưu điện hoặc qua hình thức điện tử (do ủy ban xác định) để xác định bất kỳ vấn đề hoặc đề xuất nào (trừ kháng cáo theo điều 12).
(2)   Một lá phiếu được gửi qua bưu điện hoặc điện tử phải được thực hiện theo Phụ lục 3 của Quy chế.

37. Sử dụng công nghệ tại đại hội

(1)   Một đại hội có thể được tổ chức tại 2 địa điểm hoặc nhiều hơn bằng cách sử dụng bất kỳ công nghệ nào được Uỷ ban chấp thuận, cho phép mỗi thành viên của hiệp hội có cơ hội tham gia một cách hợp lý.
(2)   Một thành viên của một hiệp hội tham dự đại hội được phép sử dụng công nghệ để tham dự đại hội và nếu thành viên biểu quyết tại đại hội, thành viên đó sẽ được xem là biểu quyết trực tiếp.
 

Điều 5: Các điều khoản khác

38. Bảo hiểm

Hiệp hội có thể tạo hiệu lực và duy trì bảo hiểm.

39. Quỹ - nguồn

(1)   Nguồn quỹ của hiệp hội sẽ được tính từ lệ phí tham dự và đăng ký hàng năm của các thành viên, các khoản đóng góp và, tùy thuộc vào bất kỳ nghị quyết nào được thông qua bởi hiệp hội tại đại hội và bất kỳ nguồn nào khác do ủy ban xác định.
(2)   Tất cả số tiền nhận được từ hiệp hội phải được gửi càng sớm càng tốt và không được khấu trừ vào khoản tín dụng của ngân hàng của hiệp hội hoặc tài khoản tổ chức nhận tiền gửi được ủy quyền khác.
(3)   Hiệp hội phải, càng sớm càng tốt sau khi nhận được bất kỳ khoản tiền nào, phát hành giấy biên nhận thích hợp.

40. Quỹ - quản lý

(1)   Theo bất kỳ nghị quyết nào được thông qua bởi hiệp hội tại hội đồng quản trị, quỹ của hiệp hội chỉ được sử dụng cho các mục đích của hiệp hội theo cách mà ủy ban xác định.
(2)   Tất cả séc, hối phiếu, lệnh phiếu và các chứng từ lưu thông khác phải được ký bởi hai người.

41. Hiệp hội và một đơn vị phi lợi nhuận và độc lập

(1)   Theo Đạo luật và Quy chế, Hiệp hội phải sử dụng các quỹ và tài sản của mình chỉ nhằm mục đích của hiệp hội và không được tiến hành công việc của mình để đạt được lợi ích bằng tiền cho bất kỳ thành viên nào.
Lưu ý. Phần 5 của Đạo luật định nghĩa lợi ích về tiền bạc cho mục đích của điều khoản này.
(2)   Hiệp hội không được tham gia vào bất kỳ hoạt động nào chủ yếu vì mục đích chính trị hoặc tôn giáo.  Không giới hạn các hoạt động nêu trên, hoạt động của hiệp hội phải được xác định chỉ vì lợi ích của đa số thành viên của hiệp hội và không có sự kiểm soát (dù là trực tiếp hay gián tiếp) dưới bất kỳ hình thức nào bởi một tổ chức chính phủ, chính trị hay tôn giáo.

42. Phân phối tài sản sau khi giải thể hiệp hội

(1)   Theo Đạo luật và Quy chế, sau khi giải thể hiệp hội, bất kỳ tài sản còn lại nào của hiệp hội sẽ được chuyển giao cho một tổ chức khác có các mục đích tương tự và không thực hiện vì lợi nhuận hoặc lợi ích của các thành viên cá nhân.
(2)   Trong điều khoản này, tham chiếu đến tài sản dư thừa của hiệp hội là một tham chiếu đến tài sản đó của hiệp hội còn lại sau khi đã hoàn thành các khoản nợ và nghĩa vụ của hiệp hội và các chi phí, lệ phí và phí tổn giải thể của hiệp hội.
Lưu ý. Phần 65 của Đạo luật quy định việc phân phối tài sản dư thừa sau khi giải thể hiệp hội.

43. Thay đổi tên, mục đích và điều lệ

Đơn đăng ký thay đổi tên, mục đích hoặc điều lệ của hiệp hội theo mục 10 của Đạo luật sẽ do một công chức hoặc thành viên của ủy ban thực hiện.
 

44. Lưu trữ sổ sách v.v

Trừ khi có quy định khác trong điều lệ này, tất cả các hồ sơ, sổ sách và tài liệu khác liên quan đến hiệp hội phải được giữ tại New South Wales:
(a)   tại trụ sở chính của hiệp hội, dưới sự quản lý của một công chức hoặc một thành viên của hiệp hội (theo quy định của ủy ban), hoặc
(b)   nếu hiệp hội không có mặt bằng, tại địa chỉ chính thức của hiệp hội, dưới sự quản lý của một công chức.

45. Kiểm tra sổ sách v.v

(1)   Các văn bản sau đây của hiệp hội phải được kiểm tra, miễn phí , bởi một thành viên của hiệp hội tại bất kỳ thời gian hợp lý nào:
(a)   hồ sơ, sổ sách và tài liệu tài chính khác của hiệp hội,
(b)   điều lệ này,
(c)   biên bản của tất cả các cuộc họp của ủy ban và đại hội cổ đông của hiệp hội.
(2)   một thành viên của hiệp hội có thể nhận được một bản sao của bất kỳ tài liệu nào được đề cập đến trong phụ khoản (1) khi thanh toán một khoản phí không quá $ 1 cho mỗi trang được sao chép.
(3)   Bất chấp các phụ khoản (1) và (2), ủy ban có thể từ chối cho phép một thành viên của hiệp hội kiểm tra hoặc lấy bản sao hồ sơ của hiệp hội có liên quan đến các vấn đề bảo mật, cá nhân, việc làm, thương mại hoặc pháp lý hoặc trong trường hợp việc đó có thể gây phương hại đến lợi ích của hiệp hội.

46. Gửi thông báo

(1)   Theo mục đích của điều lệ này, một thông báo có thể được gửi hoặc trao cho một người:
(a)   bằng cách giao trực tiếp cho người đó, hoặc
(b)   bằng cách gửi qua dịch vụ bưu chính trả trước tới địa chỉ của người đó, hoặc
(c)   bằng cách gửi qua fax hoặc một số dạng chuyển tiếp điện tử khác tới địa chỉ do người nhận quy định để gửi hoặc cung cấp thông báo.
(2)   Theo mục đích của bản Điều lệ này, một thông báo được nhận, trừ khi được chứng minh khác đi, đã được gửi hoặc cung cấp:
(a)   trong trường hợp thông báo được gửi hoặc cung cấp trực tiếp, vào ngày người nhận được và
(b)   trong trường hợp một thông báo được gửi bằng dịch vụ bưu chính trả trước, vào ngày thông báo được giao trong giờ làm việc bình thường của bưu điện, và
(c)   trong trường hợp thông báo gửi bằng fax hoặc một số dạng truyền dẫn điện tử khác, vào ngày thông báo được gửi đi hoặc, nếu máy mà từ đó việc truyền tải điện tử được thực hiện sẽ tạo ra một báo cáo cho biết thông báo đã được gửi vào một ngày sau đó, vào ngày đó.

47. Năm tài chính

Năm tài chính của hiệp hội là:
(a)   khoảng thời gian bắt đầu từ ngày thành lập hiệp hội và kết thúc vào ngày 30 tháng 6, và
(b)   mỗi kỳ 12 tháng sau ngày kết thúc năm tài chính đầu tiên của hiệp hội, bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 và kết thúc vào ngày 30 tháng 6 năm sau.
Ghi chú. 1. Phụ lục 1 của Đạo luật quy định rằng một điều lệ của một hiệp hội nhằm giải quyết năm tài chính của hiệp hội.
2. Khoản 19 của Quy chế có chứa một khoản thay thế 47 cho một số hiệp hội được thành lập theo Đạo luật thành lập hiệp hội năm 1984.